Política de Protección de Datos Personales

La presente Política de Protección de Datos Personales tiene por objeto informar de manera clara y accesible a los titulares de datos personales sobre la forma en que PROMOIMPACT recopila, utiliza, registra, almacena, conserva, accede, organiza, comunica, transfiere y elimina los datos personales que trata en el desarrollo de sus actividades comerciales, promocionales, administrativas, operativas y laborales, así como sobre los derechos que les asisten y los mecanismos disponibles para ejercerlos.

PROMOIMPACT reconoce la importancia de la protección de los datos personales y se compromete a tratar dicha información con responsabilidad, confidencialidad y seguridad, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su normativa secundaria y demás normativa aplicable. En determinados procesos, la Empresa podrá tratar categorías especiales de datos, como datos relacionados con la salud en el marco de procesos de farmacovigilancia o cumplimiento de obligaciones regulatorias, los cuales serán tratados bajo medidas reforzadas de confidencialidad, acceso restringido y seguridad.

La presente Política se aplica a todos los tratamientos de datos personales realizados por la Empresa, independientemente del medio o canal utilizado, incluyendo sistemas informáticos, bases de datos comerciales, herramientas tecnológicas, correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, grupos de WhatsApp, plataformas digitales, sistemas contables, sistemas comerciales, eventos, actividades promocionales, entrega de muestras, registros administrativos, plataformas en la nube, sistemas de videovigilancia y demás herramientas tecnológicas o archivos físicos utilizados en la operación de la Empresa.

PROMOIMPACT trata datos personales de médicos, odontólogos, clientes, distribuidores, dependientes de farmacia, proveedores, trabajadores, postulantes, asistentes a eventos, contactos comerciales y demás personas naturales con las que mantiene relación comercial, contractual, laboral o institucional, garantizando el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia, minimización, proporcionalidad, confidencialidad, seguridad y responsabilidad proactiva.

PROMOTIONAL IMPACT PROMOIMPACT CÍA. LTDA. (en adelante, la Empresa o PROMOIMPACT) es responsable del tratamiento de los datos personales que utiliza en el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas y laborales. Es por eso, que ponemos a disposición nuestros datos de identidad, domicilio y contacto:

PROMOIMPACT requiere mantener un control continuo y organizado debido al volumen, la naturaleza, el alcance y los fines asociados al tratamiento de los datos personales que utiliza. Por ello, hemos designado a un Delegado de Protección de Datos Personales (DPD), encargado de vigilar y asegurar el cumplimiento de la LOPDP, así como de actuar como enlace con los titulares para garantizar el ejercicio de sus derechos y con la Autoridad de Control en todo lo relacionado con dicho tratamiento.

Para comunicarse con el DPD:

Para efectos de esta Política se entenderá por:

Dato personal: información que permite identificar o hacer identificable a una persona natural, directa o indirectamente. Ejemplo: nombre, número de cédula, correo electrónico, teléfono, dirección, lugar de trabajo, especialidad profesional, entre otros.

Dato sensible: datos personales que, por su naturaleza, requieren especial protección, ya que su uso indebido podría generar discriminación o afectar derechos fundamentales del titular. Incluyen, entre otros, datos de salud, datos biométricos, información sobre discapacidad u otros datos especialmente protegidos por la ley.

Datos de salud: datos personales relacionados con la salud física o mental de una persona, incluyendo información sobre enfermedades, tratamientos, recetas médicas, reacciones adversas, farmacovigilancia, diagnósticos o cualquier información relacionada con la salud de una persona natural.

Titular: persona natural a quien pertenecen los datos personales que son objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recopilación, registro, organización, almacenamiento, conservación, consulta, utilización, comunicación, transferencia, eliminación o destrucción de datos personales.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y los medios del tratamiento de datos personales.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento, en virtud de una relación contractual o de prestación de servicios.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales, cualquiera sea su forma de creación, almacenamiento, organización o acceso, ya sea en medios físicos o digitales.

Transferencia o comunicación de datos: entrega, transmisión, acceso o puesta a disposición de datos personales a favor de un tercero, dentro o fuera del territorio nacional.

Transferencia internacional de datos: tratamiento o acceso a datos personales desde un país distinto al Ecuador, generalmente a través de servicios tecnológicos, almacenamiento en la nube, plataformas digitales u otros servicios tecnológicos.

Consentimiento: manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca mediante la cual el titular acepta el tratamiento de sus datos personales para una o varias finalidades determinadas.

Incidencia o brecha de seguridad: evento que ocasiona la destrucción, pérdida, alteración, acceso no autorizado o divulgación no autorizada de datos personales, afectando su confidencialidad, integridad o disponibilidad.

Farmacovigilancia: actividades relacionadas con la detección, evaluación, comprensión y prevención de efectos adversos, reacciones adversas u otros problemas relacionados con el uso de medicamentos, lo que puede implicar el tratamiento de datos personales y, en determinados casos, datos relacionados con la salud.

Anonimización: procedimiento mediante el cual los datos personales dejan de poder asociarse a una persona identificada o identificable de manera irreversible.

Seudonimización: tratamiento de datos personales de manera que ya no puedan atribuirse a un titular sin utilizar información adicional que se mantiene separada y protegida.

La presente Política de Protección de Datos Personales aplica a todos los tratamientos de datos personales realizados por PROMOIMPACT en el desarrollo de sus actividades comerciales, promocionales, administrativas, operativas, regulatorias y laborales, incluyendo aquellas relacionadas con la gestión de clientes, médicos, odontólogos, distribuidores, dependientes de farmacia, proveedores, trabajadores, eventos, actividades promocionales, solicitudes de crédito, entrega de muestras médicas, auspicios, sistemas tecnológicos y demás actividades propias de su operación.

La Política se aplica al tratamiento de datos personales efectuado por cualquier área de la Empresa y por cualquier persona que actúe en su nombre o tenga acceso a datos personales en el marco de sus funciones o de una relación contractual, incluyendo personal interno, proveedores, distribuidores, aliados comerciales o encargados de tratamiento.

Asimismo, esta Política se aplica al tratamiento de datos personales realizado a través de medios físicos o digitales, tales como sistemas informáticos, bases de datos comerciales, sistemas de gestión comercial, correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, grupos de WhatsApp, plataformas digitales, formularios físicos o electrónicos, sistemas administrativos, eventos, actividades promocionales, registros fotográficos, sistemas de videovigilancia, almacenamiento en la nube y demás herramientas tecnológicas o archivos físicos utilizados por la Empresa.

En aquellos casos en que la Empresa trate datos personales en el marco de procesos de farmacovigilancia, reportes de eventos adversos, cumplimiento de obligaciones regulatorias o atención de requerimientos de autoridades competentes, el tratamiento se realizará bajo criterios reforzados de confidencialidad, minimización, acceso restringido y seguridad de la información, conforme a la normativa aplicable.

PROMOIMPACT tratará los datos personales conforme a los principios establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y demás normativa aplicable, garantizando en todo momento el respeto a los derechos de los titulares y la correcta gestión de la información.

El principio de legalidad implica que los datos personales serán tratados únicamente cuando exista una base jurídica válida que legitime su tratamiento, ya sea el consentimiento del titular, la ejecución de una relación contractual o precontractual, el cumplimiento de obligaciones legales, el interés legítimo de la Empresa debidamente evaluado o cualquier otra base legitimadora prevista en la normativa aplicable.

El principio de finalidad establece que los datos personales serán recopilados y tratados únicamente para fines determinados, explícitos y legítimos, relacionados con las actividades comerciales, promocionales, administrativas, operativas, regulatorias, laborales y de farmacovigilancia de la Empresa, y no serán utilizados para fines distintos a aquellos para los cuales fueron recopilados, salvo que exista una base legal que lo permita.

El principio de proporcionalidad y minimización implica que la Empresa tratará únicamente los datos personales que resulten adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con las finalidades del tratamiento, evitando la recopilación de información excesiva o innecesaria.

El principio de transparencia garantiza que los titulares de los datos personales puedan conocer de manera clara cómo se recopilan, utilizan, almacenan y comparten sus datos personales, así como las finalidades del tratamiento y los mecanismos para ejercer sus derechos.

El principio de confidencialidad implica que los datos personales serán tratados bajo deber de reserva y acceso restringido, de manera que únicamente podrán acceder a la información las personas autorizadas que requieran conocerla para el cumplimiento de sus funciones.

El principio de seguridad establece que la Empresa adoptará medidas técnicas, organizativas, administrativas y jurídicas razonables para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación o cualquier forma de tratamiento indebido.

El principio de conservación limitada implica que los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados y para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales o regulatorias, y posteriormente serán eliminados, anonimizados o bloqueados cuando corresponda.

El principio de responsabilidad proactiva implica que la Empresa adoptará políticas, procedimientos, controles internos, contratos, medidas de seguridad y buenas prácticas orientadas a garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales y a demostrar dicho cumplimiento ante los titulares y la autoridad competente.

En el caso de tratamientos relacionados con farmacovigilancia, cumplimiento regulatorio o cualquier tratamiento que pueda involucrar categorías especiales de datos, la Empresa aplicará criterios reforzados de confidencialidad, acceso restringido, minimización de datos y seguridad de la información.

Los datos personales tratados por PROMOIMPACT pueden ser obtenidos de forma directa del titular o generados como parte de la relación comercial, contractual, precontractual, promocional, laboral o institucional que la Empresa mantiene con médicos, clientes, distribuidores, proveedores, trabajadores y demás personas con las que mantiene relación.

Los datos personales pueden ser proporcionados directamente por los titulares durante visitas comerciales o visitas médicas, procesos de registro de clientes o médicos, solicitudes de crédito, participación en eventos, capacitaciones, congresos, actividades promocionales, auspicios, reuniones comerciales, comunicaciones por correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, grupos de WhatsApp, formularios físicos o digitales, plataformas tecnológicas, redes sociales o cualquier otro medio de contacto utilizado por la Empresa en el desarrollo de sus actividades.

Asimismo, los datos personales pueden generarse como resultado de la relación comercial o contractual, tales como información de compras, ventas, historial comercial, entrega de muestras médicas, participación en eventos, registro de visitas comerciales, entrega de beneficios comerciales, auspicios, capacitaciones, soporte técnico, comunicaciones comerciales o administrativas y demás actividades relacionadas con la operación de la Empresa.

La Empresa también podrá obtener datos personales a través de distribuidores, farmacias, proveedores, aliados comerciales, organizadores de eventos, plataformas tecnológicas u otros terceros con los que mantenga una relación comercial o contractual, siempre que exista una base jurídica que legitime el tratamiento de dichos datos.

En determinados casos, PROMOIMPACT podrá tratar datos personales relacionados con procesos de farmacovigilancia, reportes de eventos adversos, cumplimiento de obligaciones regulatorias o atención de requerimientos de autoridades competentes, en cuyo caso los datos podrán ser obtenidos de profesionales de la salud, distribuidores, establecimientos farmacéuticos u otros actores del sistema de salud, limitando el tratamiento a la información necesaria para el cumplimiento de dichas obligaciones.

La Empresa procurará que la obtención de los datos personales se realice de manera lícita, transparente y adecuada a la finalidad del tratamiento, evitando la recopilación de información innecesaria o excesiva.

Los datos personales tratados por PROMOIMPACT pueden provenir de las siguientes fuentes:

Los datos personales tratados por la Empresa pueden provenir de distintas fuentes, dependiendo de la relación comercial, contractual, promocional, laboral o institucional que la Empresa mantenga con los titulares de los datos personales.

Los datos personales pueden ser obtenidos directamente del titular cuando este proporciona su información durante visitas comerciales o visitas médicas, procesos de registro como cliente o profesional de la salud, solicitudes de crédito, participación en eventos, capacitaciones, congresos, actividades promocionales, auspicios, comunicaciones comerciales o administrativas, o mediante formularios físicos o digitales, correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, redes sociales u otros canales de comunicación utilizados por la Empresa.

Asimismo, los datos personales pueden ser obtenidos a través de distribuidores, farmacias, aliados comerciales, organizadores de eventos, proveedores de servicios, plataformas tecnológicas u otros terceros con los que la Empresa mantenga una relación comercial o contractual, siempre que exista una base jurídica que legitime la transferencia o comunicación de dichos datos.

En determinados casos, los datos personales también pueden ser obtenidos de fuentes de acceso público, tales como directorios profesionales, páginas web institucionales, redes profesionales u otras fuentes públicas relacionadas con profesionales de la salud, establecimientos comerciales o actividades profesionales, siempre que el tratamiento de dichos datos sea lícito y pertinente para las finalidades de la Empresa.

Adicionalmente, la Empresa podrá recibir información relacionada con procesos de farmacovigilancia, reportes de eventos adversos, seguridad de productos o cumplimiento de obligaciones regulatorias, información que podrá ser proporcionada por profesionales de la salud, distribuidores, establecimientos farmacéuticos u otros actores del sistema de salud, limitando el tratamiento a la información necesaria para cumplir con dichas obligaciones.

En todos los casos, la Empresa procurará que los datos personales sean obtenidos de manera lícita, transparente y adecuada a la finalidad del tratamiento, verificando que exista una base legal que legitime su tratamiento.

En ningún caso PROMOIMPACT obtendrá datos personales mediante prácticas engañosas, ilícitas o que vulneren los derechos del titular.

PROMOIMPACT trata datos personales en el desarrollo de sus actividades comerciales, promocionales, administrativas, operativas, regulatorias y laborales. El tratamiento de datos personales se realiza únicamente para finalidades determinadas, explícitas y legítimas, y en la medida necesaria para el desarrollo de las actividades propias de la Empresa, la gestión de relaciones comerciales, la promoción de productos, la administración interna, el cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias, así como para garantizar la seguridad y trazabilidad de sus operaciones.

Las principales finalidades para las cuales la Empresa trata datos personales son las siguientes:

PROMOIMPACT tratará los datos personales únicamente para las finalidades descritas o para aquellas que sean compatibles con las mismas, conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

Para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente Política, PROMOIMPACT trata distintas categorías de datos personales, los cuales pueden ser recopilados, registrados, organizados, almacenados, consultados, utilizados, comunicados, transferidos, eliminados o conservados conforme a la normativa aplicable y a las finalidades informadas.

La Empresa podrá tratar las siguientes categorías de datos personales:

Datos de identificación: nombres y apellidos, número de cédula o pasaporte, RUC, fecha de nacimiento, firma, profesión, especialidad profesional, información del establecimiento o lugar de trabajo y demás datos necesarios para la identificación de clientes, profesionales de la salud, distribuidores, proveedores o trabajadores.

Datos de contacto: dirección domiciliaria o laboral, número telefónico, correo electrónico, ciudad, establecimiento donde labora, información de contacto profesional o comercial y demás información necesaria para la comunicación con los titulares.

Datos comerciales y administrativos: información relacionada con compras, ventas, pedidos, entregas, historial comercial, visitas comerciales, registro de entrega de muestras médicas, participación en eventos, capacitaciones, congresos, auspicios, promociones, actividades comerciales, comunicaciones comerciales o administrativas y demás información relacionada con la relación comercial o institucional.

Datos financieros: información necesaria para facturación, pagos, transferencias, solicitudes de crédito, información bancaria, información financiera o documentación necesaria para evaluación crediticia o cumplimiento de obligaciones contables y tributarias.

Datos laborales: información de trabajadores, ex trabajadores o postulantes, incluyendo hojas de vida, información académica, experiencia laboral, información contractual, roles de pago, evaluaciones, registros administrativos y demás información necesaria para la relación laboral.

Datos de imagen y audiovisuales: fotografías, videos o material audiovisual obtenidos en eventos, capacitaciones, actividades promocionales, reuniones, actividades comerciales u otras actividades institucionales, cuando corresponda.

Datos relacionados con sistemas tecnológicos: información generada o almacenada en sistemas informáticos, bases de datos comerciales, sistemas de gestión comercial, sistemas contables, herramientas de análisis de información, correo electrónico corporativo, mensajería instantánea, almacenamiento en la nube, formularios digitales u otras herramientas tecnológicas utilizadas por la Empresa para el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, promocionales y operativas.

Datos sensibles y datos de salud: en determinados casos, la Empresa podrá tratar datos relacionados con la salud en procesos de farmacovigilancia, reportes de eventos adversos, seguridad de productos o cumplimiento de obligaciones regulatorias. En estos casos, el tratamiento se limitará a la información estrictamente necesaria y se aplicarán medidas reforzadas de confidencialidad, seguridad y acceso restringido.

La Empresa tratará únicamente los datos personales que sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades informadas, aplicando los principios de minimización, proporcionalidad y confidencialidad.

El tratamiento de datos personales realizado por PROMOIMPACT es lícito y legítimo conforme a lo previsto en la Constitución de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su normativa secundaria y demás normativa aplicable en materia de salud, laboral, tributaria y administrativa.

El artículo 66 numeral 19 de la Constitución de la República del Ecuador reconoce el derecho a la protección de datos personales, que incluye el acceso y la decisión sobre este tipo de información y datos de este carácter, así como su correspondiente protección. La recolección, archivo, procesamiento, distribución o difusión de estos datos o información requerirán la autorización del titular o el mandato de la ley.

El artículo 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales establece que el tratamiento de datos personales será legítimo cuando se cumpla al menos una de las condiciones previstas en la ley. En este sentido, PROMOIMPACT podrá tratar datos personales cuando exista una base jurídica que legitime dicho tratamiento, entre las cuales se encuentran:

Consentimiento del titular: cuando el titular autorice de manera libre, específica, informada e inequívoca el tratamiento de sus datos personales para una o varias finalidades determinadas, especialmente en actividades de marketing, envío de información promocional, participación en eventos, uso de imagen, auspicios, comunicaciones comerciales no relacionadas directamente con una relación contractual, creación de grupos de mensajería instantánea u otros tratamientos que requieran autorización expresa.

Ejecución de medidas precontractuales o contractuales: cuando el tratamiento sea necesario para la gestión de relaciones comerciales, registro de clientes o profesionales, gestión de ventas, distribución de productos, solicitudes de crédito, facturación, cobros, pagos, participación en eventos comerciales, auspicios, gestión de proveedores, contratación de servicios o administración de la relación laboral.

Cumplimiento de una obligación legal o regulatoria: cuando el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones legales, tributarias, contables, laborales, regulatorias, sanitarias o requerimientos de autoridades competentes, incluyendo obligaciones relacionadas con la seguridad de productos, farmacovigilancia, auditorías, reportes regulatorios o controles internos.

Interés legítimo del responsable del tratamiento: en determinados casos, la Empresa podrá tratar datos personales cuando dicho tratamiento sea necesario para el desarrollo normal de sus actividades comerciales y administrativas y exista una expectativa razonable por parte del titular respecto al uso de sus datos personales, siempre que no se afecten sus derechos y libertades fundamentales. Esto puede incluir la gestión y actualización de bases de datos comerciales, el registro de visitas comerciales, el mantenimiento de relaciones comerciales con clientes, médicos o distribuidores, el envío de comunicaciones relacionadas con la relación comercial existente, el análisis comercial y estadístico, el control interno, auditorías, seguridad de la información, seguridad de instalaciones mediante videovigilancia, control de accesos, prevención de fraude, trazabilidad de productos y control de entrega de muestras médicas, así como otras actividades necesarias para el funcionamiento normal de la Empresa.

Se entenderá que existe una expectativa razonable del titular cuando, por la naturaleza de la relación que mantiene con la Empresa, resulte previsible que sus datos personales sean tratados para fines relacionados con la gestión comercial, administrativa, contractual, operativa, seguridad de instalaciones, control interno, trazabilidad de productos, registro de visitas comerciales, entrega de muestras médicas, comunicaciones relacionadas con la relación comercial existente, participación en eventos o capacitaciones, o cualquier otra actividad necesaria para el desarrollo normal de las actividades de la Empresa.

En determinados casos, el tratamiento de datos personales podrá basarse en más de una base legal, dependiendo de la finalidad del tratamiento y de la relación existente entre la Empresa y el titular de los datos personales.

En el caso de tratamientos relacionados con farmacovigilancia, seguridad de productos o cumplimiento de obligaciones regulatorias, el tratamiento de datos personales, incluidos datos relacionados con la salud cuando corresponda, se realizará con base en el cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias y en la protección de la salud pública, aplicando medidas reforzadas de confidencialidad, seguridad y acceso restringido.

Cuando el tratamiento de datos personales no pueda fundamentarse en una obligación legal, en la ejecución de una relación contractual o precontractual o en el interés legítimo del responsable del tratamiento, la Empresa solicitará el consentimiento del titular para el tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

El consentimiento será libre, específico, informado e inequívoco, y podrá ser obtenido por cualquier medio que permita dejar constancia de la autorización del titular, incluyendo formularios físicos, formularios digitales, correos electrónicos, registros electrónicos, casillas de aceptación, mensajes de datos, grabaciones u otros medios que permitan demostrar que el titular ha sido informado y ha autorizado el tratamiento de sus datos personales.

PROMOIMPACT podrá solicitar el consentimiento del titular, entre otros casos, para las siguientes finalidades: envío de información promocional o publicitaria cuando no exista una relación comercial previa, participación en campañas de marketing, uso de imagen en fotografías, videos o material promocional, participación en eventos, congresos, capacitaciones o actividades promocionales, inclusión en grupos de mensajería instantánea, envío de invitaciones a eventos promocionales, auspicios, viajes, promociones, sorteos, publicaciones en redes sociales, testimonios comerciales o cualquier otro tratamiento que no sea necesario para la ejecución de una relación contractual, el cumplimiento de una obligación legal o el interés legítimo de la Empresa.

El titular podrá retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento realizado con anterioridad a la revocatoria del consentimiento. Para ello, el titular podrá utilizar los canales de contacto establecidos en la presente Política.

PROMOIMPACT conservará los registros o evidencias del consentimiento otorgado por los titulares cuando este sea la base legal que legitime el tratamiento de los datos personales.

En los casos en que se traten datos personales sensibles, el consentimiento será solicitado de manera expresa cuando la normativa lo requiera, salvo en los casos en que el tratamiento se encuentre autorizado por la ley, especialmente en materia de seguridad de productos, farmacovigilancia o cumplimiento de obligaciones regulatorias.

PROMOIMPACT podrá utilizar distintos medios de comunicación para mantener contacto con clientes, profesionales de la salud, distribuidores, proveedores, trabajadores y demás personas con las que mantiene relación comercial, contractual o institucional, incluyendo llamadas telefónicas, correo electrónico, mensajería instantánea, aplicaciones de mensajería móvil, grupos de comunicación, plataformas digitales u otros medios electrónicos de comunicación.

A través de estos medios, la Empresa podrá enviar comunicaciones relacionadas con la relación comercial o contractual existente, tales como información sobre productos, pedidos, entregas, facturación, cartera, eventos, capacitaciones, reuniones, soporte comercial, información técnica, novedades de productos, cambios administrativos u otras comunicaciones necesarias para el desarrollo de la relación comercial o profesional.

En el caso de comunicaciones promocionales, publicitarias o campañas de marketing dirigidas a personas con las que no exista una relación comercial previa, la Empresa solicitará el consentimiento del titular cuando así lo requiera la normativa aplicable.

La Empresa podrá crear grupos de comunicación en aplicaciones de mensajería instantánea para fines comerciales, informativos, logísticos o administrativos relacionados con sus actividades, procurando que los participantes tengan relación con la Empresa o hayan sido informados sobre su inclusión en dichos grupos cuando corresponda.

Los titulares de los datos personales podrán solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones promocionales o ser excluidos de listas de difusión o grupos de comunicación, para lo cual podrán utilizar los canales de contacto establecidos en la presente Política.

La Empresa procurará que las comunicaciones realizadas a través de medios electrónicos se relacionen con las actividades comerciales, promocionales, informativas o administrativas de la Empresa y que su uso sea razonable, proporcional y respetuoso de los derechos de los titulares de los datos personales.

PROMOIMPACT conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados, así como para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, regulatorias y administrativas que resulten aplicables.

El tiempo de conservación de los datos personales podrá variar dependiendo de la finalidad del tratamiento, la naturaleza de la relación con el titular, las obligaciones legales aplicables y los plazos de prescripción establecidos en la normativa vigente. En este sentido, los datos personales podrán conservarse mientras exista una relación comercial, contractual, laboral o institucional con el titular, y posteriormente durante el tiempo necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, contables, tributarias, regulatorias, sanitarias, de control interno o para la atención de posibles responsabilidades legales.

En el caso de información relacionada con transacciones comerciales, facturación, contabilidad, información financiera, contratos, documentos laborales, información regulatoria, farmacovigilancia, reportes de eventos adversos, trazabilidad de productos o cualquier otra información sujeta a obligaciones legales o regulatorias, los datos podrán conservarse durante los plazos establecidos en la normativa aplicable o mientras puedan derivarse responsabilidades legales para la Empresa.

Una vez que los datos personales dejen de ser necesarios para las finalidades para las cuales fueron recopilados y no exista obligación legal que justifique su conservación, la Empresa procederá a su eliminación, anonimización, bloqueo o archivo de forma segura, según corresponda.

PROMOIMPACT adoptará medidas razonables para que los datos personales que se mantengan almacenados durante los períodos de conservación se encuentren protegidos mediante medidas de seguridad, acceso restringido y control de la información.

PROMOIMPACT podrá transferir o comunicar datos personales a terceros cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente Política, para la ejecución de una relación contractual o precontractual, para el cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias, por interés legítimo debidamente justificado o cuando exista el consentimiento del titular, según corresponda.

La transferencia o comunicación de datos personales podrá realizarse, entre otros casos, a distribuidores, operadores logísticos, proveedores de servicios tecnológicos, proveedores de almacenamiento de información, proveedores contables, auditores, organizadores de eventos, agencias de marketing, asesores legales, entidades financieras, compañías aseguradoras, proveedores administrativos, proveedores de soporte tecnológico u otros terceros que presten servicios a la Empresa y que, para la prestación de dichos servicios, requieran tratar datos personales por cuenta de la Empresa.

En estos casos, la Empresa procurará que los terceros que tengan acceso a datos personales actúen en calidad de encargados del tratamiento y cumplan con obligaciones de confidencialidad, seguridad de la información, uso adecuado de los datos personales y tratamiento únicamente conforme a las instrucciones de la Empresa y a la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.

Asimismo, la Empresa podrá comunicar datos personales a autoridades administrativas, judiciales, regulatorias o sanitarias cuando dicha comunicación sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias o requerimientos de autoridad competente.

PROMOIMPACT no venderá, comercializará ni transferirá datos personales a terceros para fines distintos a los establecidos en la presente Política, salvo que exista una base legal que legitime dicha transferencia o el consentimiento del titular cuando corresponda.

En el desarrollo de sus actividades, PROMOIMPACT podrá utilizar servicios tecnológicos, plataformas digitales, servicios de almacenamiento en la nube, correo electrónico, sistemas informáticos, herramientas de análisis de información, plataformas de comunicación u otros servicios tecnológicos que pueden implicar el almacenamiento o tratamiento de datos personales fuera del territorio nacional.

En estos casos, PROMOIMPACT procurará que dichas transferencias internacionales de datos personales se realicen cumpliendo lo establecido en la normativa de protección de datos personales aplicable, adoptando medidas razonables para garantizar la confidencialidad, seguridad y protección de los datos personales.

La Empresa procurará que los proveedores de servicios tecnológicos, almacenamiento en la nube, plataformas digitales, sistemas informáticos, correo electrónico u otros servicios que impliquen transferencias internacionales de datos personales ofrezcan niveles adecuados de protección de datos personales, medidas de seguridad de la información, políticas de privacidad y condiciones contractuales que permitan proteger los datos personales tratados por la Empresa.

Las transferencias internacionales de datos personales se realizarán únicamente cuando sean necesarias para el desarrollo de las actividades de la Empresa, la prestación de servicios tecnológicos, la gestión de la información, la comunicación electrónica, el almacenamiento de información o el funcionamiento de sistemas informáticos utilizados por la Empresa.

En todos los casos, la Empresa procurará aplicar medidas de seguridad, acceso restringido, control de la información y buenas prácticas en el tratamiento de datos personales cuando estos sean tratados mediante plataformas tecnológicas o servicios ubicados fuera del país.

El acceso a los sistemas de información, bases de datos y documentación que contengan datos personales se asigna conforme a las funciones y responsabilidades del personal, procurando que cada usuario acceda únicamente a la información necesaria para el desempeño de sus actividades, con el fin de proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Estos accesos podrán ser revisados, modificados o eliminados cuando existan cambios en las funciones, responsabilidades o relación con PROMOIMPACT.

Cuando la prestación de servicios requiera acceso remoto por parte de proveedores tecnológicos, técnicos de soporte u otros proveedores que actúen como encargados de tratamiento, dicho acceso se limitará a lo estrictamente necesario y se realizará bajo medidas razonables de control, confidencialidad y seguridad de la información.

La Empresa podrá utilizar sistemas informáticos, plataformas tecnológicas, almacenamiento digital, dispositivos corporativos o dispositivos personales para el desarrollo de actividades laborales, comerciales o administrativas, procurando aplicar medidas razonables para garantizar la confidencialidad de la información tratada.

Para tales efectos, PROMOIMPACT adoptará medidas funcionales, tecnológicas, organizativas, administrativas y jurídicas apropiadas, considerando el estado de la técnica, la naturaleza del tratamiento y los riesgos que el tratamiento de datos personales pueda implicar para los derechos y libertades de los titulares, con el objetivo de garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo.

Estas medidas estarán orientadas a mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los sistemas y servicios relacionados con el tratamiento de datos personales, así como a permitir la gestión oportuna de incidentes de seguridad cuando estos se presenten.

PROMOIMPACT adoptará medidas razonables para prevenir incidentes de seguridad que afecten datos personales. Por razones de seguridad, las medidas técnicas implementadas no se detallan de forma específica en el presente documento.

En caso de producirse una brecha de seguridad que implique riesgo para los derechos y libertades de los titulares, la Empresa evaluará el incidente y, cuando corresponda, notificará a la Autoridad de Protección de Datos Personales y a los titulares afectados conforme a la normativa vigente.

Por razones de seguridad, las medidas técnicas implementadas no se detallan de forma específica en el presente documento.

PROMOIMPACT podrá contratar a terceros para la prestación de servicios que impliquen el tratamiento de datos personales por cuenta de la Empresa, tales como servicios tecnológicos, almacenamiento de información, soporte informático, contabilidad, auditoría, logística, organización de eventos, marketing, servicios administrativos u otros servicios necesarios para el desarrollo de sus actividades.

En estos casos, dichos terceros actuarán en calidad de encargados de tratamiento y tratarán los datos personales únicamente conforme a las instrucciones de la Empresa, para las finalidades autorizadas y de conformidad con la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.

PROMOIMPACT procurará que los encargados de tratamiento se encuentren sujetos a obligaciones de confidencialidad, seguridad de la información, uso adecuado de los datos personales, limitación de finalidad, conservación de la información y demás obligaciones establecidas en la normativa aplicable, mediante contratos, acuerdos de confidencialidad u otros instrumentos jurídicos.

Los encargados de tratamiento no podrán utilizar los datos personales para fines propios ni distintos a los establecidos por la Empresa, ni comunicarlos a terceros sin autorización, salvo en los casos previstos en la ley o cuando sea necesario para la prestación del servicio contratado.

La Empresa procurará que los encargados de tratamiento adopten medidas de seguridad adecuadas para la protección de los datos personales y que garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información tratada.

PROMOIMPACT podrá utilizar correo electrónico, mensajería instantánea, formularios digitales, llamadas telefónicas u otros medios de comunicación electrónica para la gestión de solicitudes, coordinación comercial, gestión de pedidos, organización de eventos, capacitaciones, envío de información comercial o técnica, atención a clientes, profesionales de la salud, distribuidores, proveedores o trabajadores, así como para comunicaciones administrativas, comerciales o informativas relacionadas con la relación existente.

Las comunicaciones realizadas a través de estos medios podrán contener datos personales necesarios para la gestión de relaciones comerciales, la ejecución de la relación contractual o precontractual, la atención de requerimientos, la coordinación de actividades comerciales o el cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias.

La Empresa procurará utilizar canales oficiales y adoptar medidas razonables para proteger la información transmitida a través de medios digitales; sin embargo, el titular reconoce que las comunicaciones electrónicas pueden implicar ciertos riesgos propios del uso de tecnologías de la información.

PROMOIMPACT procurará que el uso de estos medios de comunicación sea adecuado, proporcional y relacionado con las actividades comerciales, administrativas, regulatorias o institucionales de la Empresa.

En determinados casos, los titulares de los datos personales podrán proporcionar a la Empresa datos personales de terceros relacionados con la gestión comercial, administrativa, contractual o logística. En estos casos, quien proporcione dichos datos deberá asegurarse de que la comunicación de la información se encuentre legitimada y que las personas cuyos datos han sido proporcionados puedan conocer que sus datos serán tratados por la Empresa para las finalidades correspondientes.

PROMOIMPACT tratará los datos personales de terceros conforme a lo establecido en la presente Política y únicamente para las finalidades que justificaron su entrega.

Los titulares de datos personales podrán ejercer los derechos reconocidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales respecto de los datos personales tratados por la Empresa. Estos derechos incluyen, entre otros, los derechos de acceso, rectificación, actualización, eliminación, suspensión del tratamiento, oposición, portabilidad, revocatoria del consentimiento y el derecho a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas.

• Derecho de acceso: permite al titular conocer si sus datos personales están siendo tratados por PROMOIMPACT y, de ser el caso, obtener información sobre el tratamiento realizado y una copia de los datos personales correspondientes.
• Derecho de rectificación y actualización: permite al titular solicitar la corrección o actualización de datos personales que sean inexactos, incompletos o desactualizados.
• Derecho de eliminación: podrá ejercerse cuando los datos personales ya no sean necesarios para la finalidad que motivó su tratamiento, cuando el tratamiento sea ilícito o cuando el titular haya revocado su consentimiento, salvo en los casos en que PROMOIMPACT deba conservar la información por obligaciones legales, regulatorias, contables, tributarias, contractuales, laborales, o por la necesidad de conservar información relacionada con la trazabilidad de productos, cumplimiento de obligaciones regulatorias, farmacovigilancia, control interno o posibles responsabilidades legales.
• Derecho de suspensión: permite solicitar la limitación temporal del tratamiento de los datos personales en los casos previstos en la normativa vigente.
• Derecho de oposición: permite al titular oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando este se fundamente en el interés legítimo del responsable del tratamiento o en los demás casos previstos en la ley.
• Derecho de portabilidad: permite al titular recibir sus datos personales en un formato estructurado, común y de lectura mecánica, o solicitar su transferencia a otro responsable del tratamiento cuando se cumplan las condiciones establecidas en la normativa aplicable.
• Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas: el titular también tiene derecho a no ser objeto de decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente sus derechos, salvo las excepciones previstas en la ley.

El ejercicio de estos derechos podrá realizarse a través de los canales habilitados por PROMOIMPACT, previa verificación razonable de la identidad del solicitante, conforme al procedimiento establecido para la atención de derechos de protección de datos personales.

Los titulares de datos personales podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, actualización, eliminación, suspensión del tratamiento, oposición, portabilidad, revocatoria del consentimiento y demás derechos reconocidos en la normativa aplicable, mediante la presentación de una solicitud dirigida a PROMOIMPACT a través de los canales de atención habilitados para este efecto.

La solicitud para el ejercicio de derechos deberá contener al menos la siguiente información:

1. Nombres y apellidos del titular de los datos personales.
2. Copia de la cédula de identidad o documento de identificación.
3. Descripción clara del derecho que desea ejercer.
4. Descripción de los datos personales respecto de los cuales solicita ejercer el derecho.
5. Dirección de correo electrónico o medio para recibir notificaciones.
6. Firma del solicitante o del representante legal cuando corresponda.
7. En caso de que la solicitud sea presentada por un representante legal, deberá adjuntarse la documentación que acredite la representación correspondiente.

PROMOIMPACT podrá solicitar información adicional cuando sea necesario para verificar la identidad del solicitante o para atender adecuadamente la solicitud.

Las solicitudes para el ejercicio de derechos deberán enviarse al correo electrónico protecciondedatos@promoimpact.com.ec, o a través de los canales que la Empresa habilite para este efecto. Sin perjuicio del canal electrónico habilitado, el titular podrá presentar su solicitud de manera presencial en las oficinas de la Empresa cuando corresponda.

La Empresa atenderá y responderá las solicitudes dentro de los plazos establecidos en la normativa vigente, previa verificación razonable de la identidad del solicitante. En caso de que la solicitud no proceda total o parcialmente, la Empresa informará al titular las razones de la negativa, de conformidad con la normativa aplicable.

La negativa a proporcionar los datos personales será voluntaria; sin embargo, la negativa a proporcionar los datos personales que resulten estrictamente necesarios para la celebración o ejecución de una relación contractual o precontractual, el cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias, la gestión de relaciones comerciales, la facturación, la entrega de productos, la evaluación de solicitudes de crédito, la participación en eventos, el cumplimiento de obligaciones regulatorias o la atención de requerimientos administrativos, podrá impedir que la Empresa atienda adecuadamente la solicitud, mantenga la relación comercial o ejecute las finalidades descritas en la presente Política.

Asimismo, la entrega de datos incorrectos, incompletos o desactualizados podrá afectar la adecuada gestión de la relación comercial, contractual, administrativa o institucional correspondiente.

El titular es responsable de la veracidad y actualización de la información proporcionada, sin perjuicio del deber de la Empresa de adoptar medidas razonables para mantener la calidad, exactitud y actualización de los datos personales tratados.

Para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de datos personales, el ejercicio de derechos del titular, solicitudes de información o cualquier asunto relacionado con la protección de datos personales, los titulares podrán comunicarse con la Empresa a través de los canales de contacto habilitados, los cuales podrán incluir correo electrónico, dirección física o formularios de contacto establecidos por la Empresa.

PROMOIMPACT atenderá las solicitudes relacionadas con datos personales conforme a los procedimientos y plazos establecidos en la normativa vigente.

Los canales de contacto habilitados para asuntos relacionados con protección de datos personales son los siguientes:

PROMOIMPACT podrá modificar o actualizar la presente Política de Protección de Datos Personales cuando sea necesario para adecuarla a cambios normativos, organizacionales, tecnológicos, a la implementación de nuevos procesos o sistemas, o a la naturaleza de las actividades y tratamientos de datos personales realizados por la Empresa.

Las modificaciones o actualizaciones serán publicadas a través de los canales oficiales de la Empresa, incluyendo el sitio web institucional cuando corresponda. La Política actualizada entrará en vigencia desde su fecha de publicación o desde la fecha indicada en el documento.

Se recomienda a los titulares revisar periódicamente la presente Política con el fin de mantenerse informados sobre la forma en que la Empresa trata y protege los datos personales.

La versión vigente de la Política estará disponible a través de los canales institucionales habilitados por la Empresa. En caso de duda sobre la interpretación de sus disposiciones, se procurará aplicar la interpretación que resulte más favorable a la protección de los derechos y libertades de los titulares, conforme a la normativa aplicable.

La presente Política establece las reglas generales aplicables al tratamiento de datos personales realizado por PROMOTIONAL IMPACT PROMOIMPACT CÍA. LTDA. y se complementa con los demás instrumentos internos de la organización.

La versión vigente de esta Política se encuentra disponible en el sitio web institucional de PROMOIMPACT https://promoimpact.com.ec/ o a través de los canales oficiales habilitados para este efecto.